6 tips om geld te besparen

bij het organiseren van een evenement

Een zo hoog mogelijk rendement uit een evenement halen is voor vele organisaties vaak één van de doelstellingen. Dit kan op diverse manieren worden bereikt, één daarvan is bijvoorbeeld het evenement plannen binnen een strak budget.

Een evenement organiseren met een beperkt budget is soms lastig. Toch zijn er bruikbare tips om je budget optimaal te benutten. Bijvoorbeeld door je benodigdheden in detail uit te splitsen en jezelf de vraag stellen: welke aspecten kun je intern tackelen en hoef je niet uit te besteden?

Een aantal punten hebben wij hier opgesomd, die gaan helpen bij het besparen van kosten:

  1. Maak een duidelijke inventarisatie van de benodigdheden en laat collega experts meekijken
  2. Leer onderhandelen
  3. Doelen en wensen intern helder krijgen en tussentijds monitoren
  4. Bouw een goede relatie op met je leverancier
  5. Gebruik materiaal en personeel efficiënt
  6. Kijk goed om je heen

1. Maak een duidelijke inventarisatie van de benodigdheden en laat collega experts meekijken

Wat heb je allemaal nodig voor het evenement? Vervolgens inventariseert je samen wat je organisatie hiervan al in zijn of haar bezit heeft en wat er nog aangeschaft en/of gehuurd moet worden.

Het inventariseren van alle benodigdheden lijkt een voor de hand liggende actie, maar toch is het een punt dat vaak wordt overgeslagen en/of onderschat wordt. Door goed de benodigdheden te inventariseren kun je voorkomen dat er misverstanden ontstaan in bijvoorbeeld een offerte van de leverancier. Tevens voorkom je hiermee ook dat er extra kosten moeten worden bij begroot.

Bespreek na de inventarisatie met een team van collega experts de benodigdheden op de lijst door. Zorg dat het team bestaat uit experts vanuit verschillende disciplines die vanuit de inventarisatie nodig zijn. Hierdoor weet je dat je de juiste zaken hebt uitgevraagd op de juiste manier. Laat hen vervolgens ook meekijken op de offerte vanuit hun expertise. Hierdoor weet je namelijk ook of de prijzen die zijn geoffreerd, marktconform zijn.

2. Leer onderhandelen

Als eenmaal de middelen en prijzen op papier staan kan je hier nog over onderhandelen. Als project- of event manager is het hierbij wel van belang om kennis van zaken te hebben. Indien er akkoord is gegeven op de offerte is onderhandelen over prijs vrijwel niet meer mogelijk.

Door een langdurige samenwerking met een bedrijf aan te gaan, kan er een vaste prijs voor de toekomst afgesproken worden (bijvoorbeeld drukkers, reclamebureaus en andere leveranciers).Hierdoor zijn beide partijen verzekerd van continuïteit en dit is een win-win situatie voor beide partijen. 

Is er één leverancier die meerdere benodigdheden en/of diensten kan leveren? Wanneer een leverancier een groter belang heeft bij u als klant, kunt u deze waarde gebruiken om meer korting te genereren. Hierdoor kun je de belofte maken voor een grote afname van een product of dienst, wat vaak leidt tot een besparing per item.

Je kan ook onderhandelen door gebruik te maken van barterdeals. Een barterdeal is het ruilen van je eigen producten of diensten tegen die van een ander. Hierbij zit het geld in de producten of diensten die beide partijen aanbieden. Bij een barterdeal is het van belang dat de waarde van beide partijen gelijk is en dat het op papier wordt vastgelegd. Een voorbeeld is dat je product van een bepaalde waarde aanbiedt en in ruil daarvoor krijg je exposure op een social media account van de andere partij.

3. Doelen en wensen intern helder krijgen en tussentijds monitoren

Wat bij punt 2 geldt voor het bekijken van de leveranciers met wie je samenwerkt, geldt dit ook interne stakeholders. Ga van te voren in gesprek met je collega’s om de doelen en de bijbehorende doelstellingen van het project helder te krijgen. Hierdoor ga je gericht te werk en kan je goede briefings opstellen voor collega’s en externe leveranciers. Hierdoor is het proces makkelijker tussentijds te monitoren, zodat je weet waar je staat. Dit zorgt ervoor dat er intern geen misverstanden kunnen ontstaan, waardoor je niet hoeft bij te sturen, wat tijd en geld bespaart.

4. Bouw een goede relatie op met je leverancier

Voordat er een goede samenwerking ontstaat, waarbij een prijsafspraak gemaakt en onderhouden kan worden, is het van belang om een goede relatie op te bouwen. Jij moet laten blijken dat zij onmisbaar zijn in het behalen van jouw succes. Het is van belang om dit structureel en tussentijds te laten blijken. Structurele waardering kan bijvoorbeeld door een gepersonaliseerd eindejaarsgeschenk of jaarlijks een klantendag te organiseren. Maar tussentijdse waardering is nog belangrijker. Dit kan bij de afronding van een intensief en goed verlopen project, door middel van een kaartje of een fles wijn om je leverancier te bedanken voor zijn inzet. Uiteindelijk, uit blijk van vertrouwen en een goede waardering van de samenwerking, zal ook de prijs dus onderhandelbaar zijn.

5. Gebruik materiaal en personeel efficiënt

Denk goed na over welke zaken gepland staan en welke zaken er worden opgenomen in de offerte. Zo zijn er heel wat kosten die bespaard kunnen worden als er simpelweg goed over nagedacht wordt. Ga bij jezelf de volgende zaken na, die je scherp leren kijken naar de kosten:

  • Heb ik dit écht nodig?
  • Wordt dit de hele dag in gebruik genomen?
  • Is hier een medewerker voor de hele dag bij nodig?
  • Zijn de kosten en functie van product, dienst of personeel in verhouding?
  • Etc.

Wanneer je een product of dienst afneemt is het handig om te kijken of er meerdere leveranciers zijn die dit aanbieden. Naast dat je dit kan vergelijken op prijs, kan je ook kijken naar verschillende materialen en de bijbehorende kwaliteit hiervan. Hierna kan je checken welke kwaliteit jij nodig hebt voor je evenement en of de kosten in verhouding zijn.

6. Kijk goed om je heen

Bekijk eerder georganiseerde evenementen en kijk welke zaken daarbij nodig waren. Het wiel hoeft niet opnieuw uitgevonden te worden, dus bekijk gerust ook wat anderen doen. Sterker nog, door te kijken hoe anderen zaken succesvol oppakken, is dat een goed voorbeeld van hoe jouw evenement ook succesvol kan worden.

Een andere manier om creatief input te krijgen voor jouw evenement is bijvoorbeeld vanuit studenten en/of onderwijsinstellingen. Voor een relatief laag bedrag kan dit erg interessante resultaten leveren op vrijwel ieder gebied. Vanuit de onderwijsinstelling wordt vaak de stof alleen vanuit de theorie behandeld, daarom zullen deze partijen een vorm van praktijkervaring erg waardevol vinden.

In conclusie is het dus zeer belangrijk om een goede inventarisatie te maken, te allen tijde scherp te blijven en goede relaties op te bouwen, zowel intern als extern. Als je daarnaast de voortgang goed blijft monitoren, ga je merken dat er heel wat kosten bespaard kunnen worden. Eenmaal je evenement achter de rug? Vergeet dan niet om het evenement goed te evalueren, want misschien kunt je dan een volgende editie nog meer geld besparen. Lees hier hoe je de Return Of Investment kan berekenen.

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief

Maandelijks sturen wij u de laatste ontwikkelingen, updates uit de markt en interessante blogs.

  •  *
  •  *
  • logo
  • logo
  • logo
  • logo
  • logo
  • logo