Stappenplan voor het organiseren van een evenement

18 mei 2016

Een evenement organiseren brengt een heel stappenplan met zich mee: van doelstelling bepalen tot nazorg. Ontdek welke stappen u vooral niet moet vergeten en op welke manier u hier het beste invulling aan kunt geven.

Stap 1 | Bepaal de doelstelling

Het ‘waarom’ van het evenement
De basis van een succesvol evenement is een duidelijke, unieke doelstelling. Denk dus goed na over het ‘waarom’ van het evenement, want dat biedt een handvat bij het bepalen van de doelstelling. Het doel is immers belangrijk voor de vorm waarin u het evenement gaat gieten. Bijvoorbeeld: wanneer de doelstelling netwerken is, dient u die mogelijkheid in te vullen met bijvoorbeeld een plenair netwerkmoment. Andere doelen kunnen zijn: het bereiken van verkoop, de loyaliteit bevorderen en het imago verbeteren.

Stap 2 | Bepaal de doelgroep

Doelgroepen formuleren met oog op invulling van het evenement
Vaak bepaalt u uw doelstelling en doelgroep gelijktijdig. Als de doelstelling helder is, kunt u specifieker gaan nadenken op welke doelgroep u uw pijlen wilt richten. Dit kan zijn van personeelsleden tot leveranciers en van prospects tot vaste klanten. Zaak is dat u op basis van uw doelgroep gaat nadenken over wat er bij hen leeft. Een bekende ontwikkeling in de evenementenbranche is dat ‘what’s in it for me’ een steeds grotere rol gaat spelen om de genodigde of bezoeker op uw evenement te krijgen.

Stap 3 | Budgettering

Faciliteiten + kosten = budget voor uw evenement
Het bepalen van uw budgetten hangt af van uw wensenlijst en van hoe groots u het evenement wilt maken. Voor een locatie in hartje Amsterdam moet u bijvoorbeeld dieper in de buidel tasten dan voor een evenement in een plaatselijk restaurant. Zo maken ook keuzes als catering, entertainment, garderobe en een eventuele goodiebag de portemonnee al dan niet zwaarder. Houd ook rekening met 10% onvoorziene kosten. Deel de kosten in drie groepen: kosten voor het organiseren, voor het uitbesteden en voor de genodigden.

Stap 4 | Bepaal het juiste moment

Welke periode en welke dag is het beste?
Niet alleen de inhoud van uw evenement bepaalt het succes, maar ook de dag of dagen waarop u het plant. Dat u rekening moet houden met het seizoen, vakantieperiodes en feestdagen spreekt voor zich, maar ook grote sportevenementen, zoals het EK en WK voetbal en de Tour de France, kunnen bijvoorbeeld de no shows bij de mannelijke doelgroep verhogen. De keuze van een goede dag is afhankelijk van de doelgroep. Maandag is meestal ongeschikt voor zakelijke evenementen, maar is juist wel geschikt voor events met mensen uit de detailhandel als doelgroep. De overige werkdagen zijn allemaal geschikt.

Stap 5 | Regel een locatie

Laat uw voorkeuren en gevoel spreken
Ook bij de keuze van een locatie is het zaak om weer terug te pakken naar de doelstelling. Verder heeft u waarschijnlijk wel belangrijke voorkeuren die meespelen in uw keuze, zoals de: ligging, bereikbaarheid, capaciteit en parkeergelegenheid. Vraag bij drie locaties een offerte aan en ga indien gewenst de locaties bezichtigen. Ook servicegerichtheid, gunfactor en facilitaire dienstverlening zullen (on)bewust een rol spelen in uw keuze. Uiteindelijk zal ook de gevoelsmatige voorkeur zich wel ontwikkelen.

Stap 6 | Stel het programma samen

Dagprogramma op scherp stellen
Het programma hangt natuurlijk voor een groot deel samen met de doelstelling. Is dit bijvoorbeeld kennisoverdracht, dan dient u op zoek te gaan naar sprekers, die vanuit zijn/haar expertise de aanwezigen het een ander bij kunnen brengen. Zet het programma op papier en loop goed na of er voldoende tijd is ingepland voor de programmapunten en of er tussendoor genoeg tijd is voor bijvoorbeeld een netwerkmoment. In het begin is het passen en meten qua tijd en duur van de programmapunten, daarna kunt u gaan ‘fine tunen’.

Stap 7 | Catering

Een smaakvol hapje en drankje
Of u nu een beurs, bedrijfsevenement of congres organiseert, een culinaire invulling kan niet ontbreken. Op dit vlak moet u wel diverse afwegingen maken, zoals: neem ik een eigen cateraar mee of neem ik horeca af bij de locatie? En hoe groot pak ik uit? Van foodstraten tot uitgeserveerd diner. Uw keuzes hangen samen met de invulling, doelgroep en doelstelling van uw evenement. De precieze invulling en mogelijkheden kunt u bespreken met de door u gekozen locatie.

Stap 8 | Toeleveranciers en entertainment

De aankleding van uw evenement
Naast de invulling qua catering, volgen er ook nog keuzes op het gebied van de precieze aankleding van uw evenement. Denk aan bijvoorbeeld: entertainment, audiovisuele middelen, bloemen op tafels, gastvrouw/gastheer bij de ontvangst enzovoorts. Welke leveranciers kunnen u voorzien in uw behoefte, tegen welke prijs en hoe is de kwaliteit? Deze zaken dient u af te stemmen met de locatie, want vaak kan de locatie hierin meedenken en/of ondersteunen.

Stap 9 | De uitnodiging

De uitnodiging als verleidingsmateriaal
Een stap die enkel van toepassing is bij zakelijke evenementen, maar wel als een belangrijke verleiding dient. Zaak is om uw genodigden ervan te overtuigen dat zij het evenement niet mogen missen. Aangezien uw doelgroep nog meer uitnodigingen dan die van u ontvangt, moet uw uitnodiging triggeren. In het beslisproces is de toegevoegde waarde voor de ontvanger een belangrijk punt, maar ook entertainment kan een goede trigger zijn. Zorg er ook voor dat de aanmelding laagdrempelig en soepel verloopt, bijvoorbeeld met een aanmeldpagina op uw website.

Stap 10 | Maak een draaiboek

Planning van A tot Z op papier
Planning is key. Alle onderdelen van het programma en wie waarvoor verantwoordelijk is, dient dus goed te worden vastgelegd in een draaiboek. Zo weet iedereen waar hij/zij aan toe is en ligt er een handvat om alles volgens de planning te laten verlopen. Ook is het aan te raden om iemand aan te wijzen als eindverantwoordelijke. Dit zodat iedereen bij bijzonderheden of wijzigingen één iemand kan benaderen, die vervolgens de lijnen richting een oplossing of aanpassing kan uitzetten.

Stap 11 | Nazorg en evaluatie

De aanwezigen bedanken en uw evenement evalueren
Nazorg is een onderschat aspect. Juist door een bedankbrief of -mail of een geschenk te sturen, verhoogt u de waardering bij uw gasten, sprekers of leveranciers. Hoe verder u gaat in het personaliseren van uw gift of bedankbericht, hoe meer de waardering stijgt. Een handgeschreven brief is dus een betere keuze dan een mail en een geschenk met de naam van de ontvanger is weer beter dan een geschenk zonder naam. Tot slot dient u uw evenement goed te evalueren. Als uw evenement commercieel is, is het van belang de ROI te berekenen. Bovendien moet u nagaan wat er verder goed en minder goed ging, zodat u een volgende editie (nog) beter beslagen ten ijs komt.

  • logo
  • logo
  • logo
  • logo
  • logo