Ondernemers vertellen: VvE Congres

6 tips voor stijgende bezoekersaantallen bij een congres

Terwijl veel evenementen te maken hebben met afnemende bezoekersaantallen, ziet het VvE Congres juist een toename in bezoekers. Kees Oomen van VvE Belang legt uit hoe zij dit voor elkaar krijgen.

Het VvE Belang is een stichting die de belangen behartigt van de verenigingen van eigenaren in Nederland. In tegenstelling tot andere VvE-bijeenkomsten ziet het VvE Belang wél het aantal bezoekers en standhouders toenemen bij de jaarlijkse congressen. De in totaal 14 congressen dit jaar trokken maar liefst 11.000 bezoekers.

Succesvolle congressen organiseren

“Ik denk dat als je zoiets organiseert het ontzettend belangrijk is dat de dag goed wordt verzorgd”, zegt Kees Oomen, directeur organisatie en public affairs van het VvE Congres. Het VvE Belang organiseert al 15 jaar congressen en weet daardoor precies waar hun doelgroep naar op zoek is.

Oomen is onder andere verantwoordelijk voor de invulling van het programma voor de bezoekers. “Zorg dat je goede sprekers hebt en actuele thema’s behandelt. Dan komen de mensen, want daar willen ze bij zijn”, zegt hij. Maar daar blijft het niet bij. Hieronder zes belangrijke aandachtspunten:

  • Zorg voor goede sprekers en actuele thema’s. Dit is waar bezoekers op af komen, omdat ze iets willen leren of geïnspireerd willen raken.
  • Verzorg de dag goed: de bezoekers moeten zich niet alleen prettig voelen bij binnenkomst, ook alle faciliteiten moeten tip top in orde zijn. Denk bijvoorbeeld aan een goed verzorgde lunch, maar ook aan comfortabele stoelen.
  • Let op tijdens het evenement of de gegeven presentaties goed worden ontvangen, vraag aan standhouders of zij een goede beursdag hebben en of bezoekers het naar hun zin hebben. Probeer eventuele klachten meteen op te lossen.
  • Verstuur na afloop een enquête naar bezoekers en standhouders en gebruik de feedback voor het volgende evenement.
  • Ga een dag van tevoren naar de locatie om te zien hoe ruimtes zijn ingedeeld en waar alle stands staan. Dit geeft veel rust en hierdoor bewaak je de kwaliteit.
  • Zorg voor een goede samenwerkingspartner die snapt wat je doel is en waar jouw wensen liggen.

Bekijk hieronder een kort interview met Kees Oomen:

Belang van locatiekeuze

Expo Haarlemmermeer, waar het laatste VvE Congres is gehouden, is interessant omdat dit een van de weinige locaties in Nederland is waar ruimte is voor 700 bezoekers, een grote beursvloer aanwezig is met plek voor zo’n 60 standhouders en drie aparte presentatieruimtes beschikbaar zijn.

Daarnaast is het VvE Congres een gratis evenement, waardoor Oomen goed op de kosten moet letten – vooral omdat het VvE Belang meerdere congressen organiseert. Hierdoor is het fijn om met een partner zoals Libéma te werken, die meerdere evenementenlocaties heeft, zoals Expo Haarlemmermeer. Inmiddels vinden er al vier VvE Congressen plaats op verschillende evenementenlocaties van Libéma en dit heeft een groot voordeel op de kosten.

Meer informatie over de mogelijkheden van Expo Haarlemmermeer? Klik dan hier.

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief

Maandelijks sturen wij u de laatste ontwikkelingen, updates uit de markt en interessante blogs.

  •  *
  •  *
  • logo
  • logo
  • logo
  • logo
  • logo
  • logo